De aanvraag kan gedurende het hele jaar ingediend worden, maar moet op straffe van verval uiterlijk ten laatste 8 weken voor de start van het evenement ingediend zijn om in aanmerking te komen voor subsidiering.
De cultuurdienst toetst elke aanvraag aan de toepassingsvoorwaarden van het reglement en formuleert een advies aan het schepencollege. Het schepencollege beslist of het evenement in aanmerking komt voor subsidiering.
De vereniging krijgt ten laatste 4 weken na de indiening van de aanvraag van de toelage een principiële toekenning van de subsidie. (mits na afloop de nodige bewijsstukken worden ingediend)
Uiterlijk 3 maanden na het evenement dienen volgende bewijsstukken ingediend te worden:
- Een verslag van de activiteit
- Een financieel overzicht (inkomsten en uitgaven)
- Betalingsbewijzen voor de subsidieerbare kosten (artikel 4) op naam van de vereniging
- Voorbeelden van de communicatie.
