Vernieuwde dienstverlening en nieuwe openingsuren administratieve diensten en Bib vanaf vrijdag 1 september 2017

25
aug
2017

Achtergrond

Bij het begin van de huidige legislatuur (2013) werden de diensten van de gemeente en het Welzijnshuis - toen nog onder de vorm van het OCMW - doorgelicht met het oog op het verbeteren van de dienstverlening. Alle producten en diensten die door beide organisaties worden aangeboden werden in kaart gebracht. Er werd nagedacht over hoe de werking verbeterd kon worden om de inwoners beter en efficiënter te kunnen helpen: door het reorganiseren van de taken van medewerkers van gemeente en Welzijnshuis, door het verbeteren van de doorstroming van klanten in het Administratief Centrum, door in te zetten op een transparante en uitgebreide baliewerking en door het stroomlijnen van de openingsuren van de verschillende diensten. De vernieuwde dienstverlening werd in augustus getest en wordt vanaf 1 september 2017 officieel aangepast.

Onthaal- en snelbalie

Onthaal- en snelbalieAan de onthaal- en snelbalie op het gelijkvloers zult u, behalve voor de dienstverlening waarvoor u ook vroeger al terechtkon aan het onthaal (bijvoorbeeld het aankopen van pmd-zakken of roze zakken, het afhalen van stickers met de vermelding ‘geen reclame’ voor op uw brievenbus, …) voortaan ook terechtkunnen voor heel wat ‘snelle’ diensten en producten van zowel gemeente als Welzijnshuis en voor eenvoudige informatie.

Bedoeling is dat het er ‘vooruitgaat’: korte wachttijden en een snelle afhandeling aan de balie zelf. Gedaan dus met het aanschuiven in een lange wachtrij bij de dienst Burgerzaken op zaterdagochtend om een nieuwe identiteitskaart of een reispaspoort op te halen. Voortaan kunt u immers onder meer dergelijke producten - die u eerder hebt aangevraagd bij de dienst Burgerzaken - eenvoudig en snel afhalen aan de onthaal- en snelbalie.

Vooraleer u zich naar de onthaal- en snelbalie begeeft, neemt u aan de ticketzuil in de inkomhal van het Administratief Centrum een ticket met volgnummer door aan te geven voor welk product/welke dienst u komt.
 

Themabalies

Themabalie GrondgebiedszakenOp de verdiepingen werden themabalies ingericht waar u terechtkunt voor de gebruikelijke diensten en producten waarvoor u vroeger op de diensten terechtkon: voor vragen die meer opzoekingswerk of specifieke handelingen of apparatuur vergen, bijvoorbeeld voor het nemen van vingerafdrukken bij de aanvraag van een reispaspoort. Deze themabalies zijn gedurende de openingsuren permanent bemand. 

Op de eerste verdieping vindt u de themabalies ‘Burgerzaken’ en ‘Welzijnshuis’. 

Op de tweede verdieping vindt u de themabalie ‘Woon- & Leefomgeving’. Daarnaast is er ook nog een themabalie ‘Leren, Ondernemen & Werken’, deze is echter niet permanent bemand, maar uitsluitend op afroep. 

Aan deze themabalies wordt u geholpen na het voorleggen van een ticket met volgnummer dat u in de inkomhal aan de ticketzuil hebt genomen of dat u aan de Onthaal- en Snelbalie hebt afgehaald.

In de Bib vindt u daarnaast ook nog steeds de UiTbalie, waar u met vrijetijdsvragen terechtkunt. Hiervoor hebt u geen volgnummer nodig.

Opgelet: indien u een specifieke medewerker van een bepaalde dienst wenst te spreken, bijvoorbeeld in verband met een lopend dossier, dan dient u voortaan een afspraak te maken.


Ticket met volgnummer

TicketOm u zo goed mogelijk te begeleiden naar de juiste balie en er dus voor te zorgen dat u meteen door een medewerker met kennis van zaken geholpen wordt, zult u voortaan in de inkomhal van het Administratief Centrum aan een registratie- en ticketzuil moeten ingeven waarvoor u precies komt. U zult dan een ticket krijgen met een volgnummer en een balienummer. Om aan de respectievelijke balies geholpen te worden, hebt u voortaan immers een dergelijk ticket nodig. Op het ticket staat aangegeven op welke verdieping u precies dient te wachten en aan welke balie u geholpen zult worden. In de wachtruimte zult u dan op een scherm kunnen opvolgen wanneer u aan de beurt bent.  

Als u niet goed overweg kunt met de ticketzuil, dan kunt u aanschuiven aan de Onthaal- en Snelbalie, waar men u vervolgens een ticket zal geven. Als u echter zelf een ticket voor de juiste balie neemt aan de zuil, dan bespaart u een paar minuten tijd. 

Er wordt bijgehouden voor welke producten/diensten inwoners naar de gemeente of het Welzijnshuis komen. Dit zal de administratie toelaten om op basis van feitelijke informatie (waarvoor komen mensen, hoe lang hebben ze moeten wachten, hoeveel tijd was er nodig om hen te helpen, …) de dienstverlening te evalueren en waar nodig aan te passen en te verbeteren.  

Voor de Bib en de UiTbalie hebt u geen ticket nodig. 

Nieuwe openingsuren

Bij het herbekijken van de dienstverlening werd gestreefd naar een grotere uniformiteit in openingsuren. Zo kunt u als inwoner op één moment bij alle diensten terecht voor uw verschillende noden. Ook de openingsuren van de Bib en de UiTbalie veranderen om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de openingsuren van de administratieve diensten. 

De nieuwe openingsuren zijn vanaf 1 september

 

Onthaal- en snelbalie gemeente en Welzijnshuis 

Themabalies gemeente en Welzijnshuis 

Bib en UiTbalie 

Maandag 

9-12 u. 

9-12 u. 

9-12 u. en 16-19 u. 

Dinsdag 

9-12 u. 

9-12 u. 

9-12 u. 

Woensdag 

9-16 u. doorlopend 

9-12 u. en 13-16 u. 

9-19 u. doorlopend 

Donderdag 

9-12 u. 

9-12 u. 

9-12 u. 

Vrijdag 

9-12 u. 

9-12 u. 

9-19 u. doorlopend 

Zaterdag 

9-12 u. 

9-12 u. (behalve Leren, Ondernemen & Werken) 

9-12 u. 

 

De belangrijkste wijzigingen zijn: 

  • Alle themabalies zijn open op zaterdag (behalve Leren, Ondernemen & Werken). 
  • Er is niet langer een avondpermanentie voor het Welzijnshuis op maandag. Dit openingsmoment is verschoven naar zaterdagvoormiddag. 
  • De Bib is voortaan iedere dag geopend tijdens de voormiddag en heeft avondopeningen op maandag, woensdag en vrijdag.

 

Eén centraal telefoonnummer voor alle diensten

Eén centraal telefoonnummer: 02 755 30 70In het najaar zal een nieuwe, moderne telefooncentrale in gebruik genomen worden in het Administratief Centrum. Alle gemeentelijke diensten en de diensten van het Welzijnshuis zullen voortaan (reeds vanaf 1 september) iedere werkdag van 9 tot 16 u. en op zaterdag van 9 tot 12 u. via één centraal telefoonnummer bereikbaar zijn, waarvan de laatste 4 cijfers de postcode van de hoofddeelgemeente zijn: 02 755 30 70. Makkelijk te onthouden! 

Er werd hiertoe een telefonisch onthaal opgericht - verschillend van het fysieke onthaal. De onthaalmedewerkers die de telefooncentrale bemannen zijn goed op de hoogte van de meest uiteenlopende zaken en zullen u vaak al meteen een antwoord kunnen geven op uw vraag. Bij complexere vragen zullen zij u doorverbinden met de respectievelijke diensten. 

Het voordeel voor u: u krijgt altijd iemand aan de lijn - geen rinkelende telefoons meer bij medewerkers die niet aanwezig zijn - en u wordt snel en efficiënt geholpen. Wanneer u aan de onthaal- en snelbalie of aan de themabalie bent met een vraag, worden de medewerkers daar ook niet meer gestoord door telefoontjes en kunnen zij zich volledig op uw vraag concentreren.  

Twee uitzonderingen: de Bib blijft afzonderlijk bereikbaar via het nummer 02 755 22 90 voor Bib-specifieke vragen en de UiTbalie via het nummer 02 755 22 80. 

 

 

 

 

 

Contactinformatie