Aanvraag voor het organiseren van een evenement

Als je een evenement wilt organiseren in Kortenberg, moet je een aanvraagprocedure doorlopen. Afhankelijk van wat de dossierbehandelaar, de eventuele adviespartijen en het college van burgemeester en schepenen beslissen, krijgt de aanvraag groen of rood licht.

Aanvraag minimaal zes weken voorafgaand aan het evenement voor:

• Fuiven, dansfeesten en optredens

• Indoorevenementen waar meer dan 500 personen gelijktijdig aanwezig zijn

Aanvraagtermijn voor openluchtevenementen:

• Minimaal zes weken op voorhand voor:

  • Klein evenement (minder dan 1000 bezoekers)

  • Middelgroot evenement (vanaf 1000 bezoekers)

  • Vuurwerk

  • Circus

  • Garageverkoop en rommelmarkt

• Minimaal 14 weken op voorhand voor:

  • Groot openluchtevenement (vanaf 3.000 bezoekers)

• Minimaal 14 weken op voorhand voor:

  • Wielerwedstrijden

1. Voor je je aanvraag indient, bekijk je eerst de handige checklist voor het organiseren van een evenement.

2. Je houdt rekening met de deadline genoemd bij ‘Voorwaarden’.

3. Na het indienen van je aanvraag krijg je een bevestigingsmail met uitleg over de verdere gang van zaken.

4. Intussen bereidt de dienst Evenementen je aanvraag voor als voorontwerp en vraagt advies aan de betrokken diensten (denk aan Politie, Mobiliteit, Uitvoeringsdiensten…). Deze adviezen worden later in de vergunning verwerkt.

5. De dienst Evenementen vraagt een ‘principieel akkoord’ aan het college van burgemeester en schepenen, rekening houdend met de adviezen en met eventuele afwijkingen (vergunning sterke drank, uitzondering geluid, verkeersmaatregelen…).

6. Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, eventueel onder voorbehoud van bijkomende voorwaarden, wordt er een vergunning opgemaakt door de dienst Evenementen. Nadat deze wordt ondertekend door de burgemeester en de algemeen directeur, ontvang je deze per e-mail.

7. Organisatoren van wielerwedstrijden, middelgrote en grote evenementen (met respectievelijk meer dan 1000 of 3000 bezoekers) worden uitgenodigd voor een veiligheidsoverleg. Is dit voor jou het geval, dan volgt je uiteindelijke vergunning pas na dit overleg.