Klacht aan Gemeente Kortenberg

Gemeente Kortenberg streeft steeds naar de best mogelijke dienstverlening, klantvriendelijkheid en een vlotte afhandeling van jouw aanvraag of dossier. Toch kan het gebeuren dat je niet tevreden bent en een klacht hebt.

Elke gebruiker van een dienstverlening die een klacht uit, heeft het recht op een grondige behandeling ervan.

Heb je een probleem of een vraag die je nog niet eerder hebt voorgelegd aan Gemeente Kortenberg?

Meld dan eerst je probleem of vraag aan Gemeente Kortenberg.

De klachtencoördinator van Gemeente Kortenberg zal je klacht pas behandelen als je uitgepraat bent met de behandelende dienst.

Heb je jouw probleem of vraag al eerder voorgelegd aan Gemeente Kortenberg en ben je niet tevreden over hoe daarmee is omgegaan? Of heb je een klacht over de gemeentelijke dienstverlening?

Dien dan een klacht in bij Gemeente Kortenberg.

Wat is een klacht?

Een klacht is een manifeste uiting van een ontevreden burger over iets wat de lokale overheid al dan niet gedaan heeft.

De klachtencoördinator van Gemeente Kortenberg onderzoekt de ontvankelijkheid van je klacht en zal deze voorleggen aan de behandelende dienst. Indien nodig bemiddelt de klachtencoördinator.

Dien je klacht schriftelijk in

Hoe kan je dat doen?

• Vul het online klachtenformulier in.

• Stuur een e-mail naar klachten@kortenberg.be.

• Stuur een brief naar de gemeente Kortenberg.

Meld je je klacht mondeling aan het loket of aan de telefoon, dan word je uitgenodigd om de klacht via de website of per e-mail of brief in te dienen. Laat je een boodschap achter op het gemeentelijk antwoordapparaat, dan wordt de klacht schriftelijk geregistreerd door de klachtencoördinator.

Wees duidelijk en volledig

Omschrijf je klacht duidelijk.

• Waarover gaat je klacht?

• Heb je een voorstel voor een oplossing?

• Wat is de locatie en het tijdstip waarop je klacht betrekking heeft?

• Voeg eventueel documentatie toe, zoals documenten, foto's, ...

Vermeld zeker ook je persoonsgegevens:

• voornaam en naam

• adres

• e-mailadres

• telefoonnummer waarop je overdag te bereiken bent

Dien je klacht in het Nederlands in

Stap 1: je klacht wordt ontvangen

Je krijgt een ontvangstmelding van je klacht zo snel mogelijk, maar zeker binnen de 10 werkdagen. Daarin wordt gezegd welke dienst je klacht zal behandelen. Is je klacht niet ontvankelijk, dan wordt dat op dat moment vermeld, en ook gemotiveerd.

Het kan zijn dat je klacht onmiddellijk kan behandeld worden en er meteen een oplossing kan worden aangereikt. Is dit het geval, dan bevat de ontvangstmelding meteen ook de aangeboden oplossing.

Stap 2: je klacht wordt behandeld

De klachtenbehandelaar onderzoekt de situatie. Hij onderzoekt de feiten, beoordeelt deze en hoort indien nodig betrokken partijen.

Het college van burgemeester en schepenen wordt betrokken wanneer:

• de klacht ook beleid of beleidspunten betreft of

• er als oplossing compenserende maatregelen met een financiële weerslag geboden wordt.

Stap 3: je krijgt een antwoord

De klachtenbehandelaar of de klachtencoördinator bezorgt je een antwoord op je klacht. Dit gebeurt binnen de 45 werkdagen na ontvangst van de klacht.

Bleek het toch niet mogelijk om het dossier binnen die termijn af te ronden? Dan word je daarvan op de hoogte gebracht.

Ben je niet tevreden met de behandeling van de klacht door Gemeente Kortenberg?

Dan kan je terecht bij de Vlaamse Ombudsdienst:

• stuur een e-mail naar klachten@vlaamseombudsdienst.be

• stuur de klacht per post naar de Vlaamse Ombudsdienst:
  Leuvenseweg 86
  1000 Brussel

• bel het gratis nummer 1700, elke werkdag tussen 9 en 17 u.

Je kunt bij de Vlaamse Ombudsdienst zowel als privé- als als rechtspersoon terecht met een klacht over een onbehoorlijk optreden van het lokale bestuur. De ombudsdienst is ook bevoegd om meldingen van mogelijke overtredingen van de deontologische code door een mandataris of ambtenaar te onderzoeken.

Is je klacht nog niet gekend bij het lokale bestuur, dan geeft de ombudsman het lokale bestuur eerst de kans om de klacht op te lossen. Als de ombudsdienst niet bevoegd is, verwijst hij door indien mogelijk.

Een klacht wordt binnen de drie maanden volledig behandeld.

De Vlaamse Ombudsdienst kan

• bemiddelen omtrent het optreden ten opzichte van de burgers door het lokale bestuur.

• een advies formuleren over de wijze waarop een dienst zich in een bepaalde situatie heeft gedragen.

De ombudsdienst kan alle documenten nodig/nuttig voor het onderzoek opvragen. Hij kan schriftelijk alle inlichtingen en ophelderingen vragen, die hij op hun waarheidsgetrouwheid kan toetsen, en iedereen uitnodigen voor een gesprek ter zake.

De Vlaamse Ombudsdienst kan beslissen een klacht niet te behandelen wanneer

• de identiteit van de klager hem onbekend is.

• de klacht betrekking heeft op de algemeen geldende voorschriften en reglementeringen op zich of het algemeen beleid van het gemeentebestuur.

De klachtenprocedure is niet van toepassing op

• vragen om informatie, meldingen, suggesties, beroepen, bezwaren of petities.

• algemene klachten over de regelgeving, het (al dan niet) gevoerde beleid of over beleidsvoornemens of -verklaringen.

• klachten die betrekking hebben op derden, partners of leveranciers van de gemeentelijke diensten (bijvoorbeeld nutsmaatschappijen, politie, …) Deze worden naar hen doorgestuurd. De indiener van de klacht wordt ingelicht over het feit dat zijn klacht werd doorgestuurd.

• klachten die betrekking hebben op burgerlijke geschillen en die tussen partijen onderling dan wel via de burgerlijke rechtbank dienen te worden beslecht. De indiener van de klacht wordt hierover ingelicht.

• beleidsklachten worden aan het beleid overgemaakt. De indiener van de klacht wordt hierover ingelicht.

Een klacht is niet ontvankelijk wanneer/indien

• de feiten waarop ze betrekking heeft meer dan één jaar geleden zijn.

• de klacht reeds eerder behandeld werd waarbij de feiten en het tijdstip waarop ze betrekking heeft dezelfde zijn als bij de eerdere klacht.

• de klacht anoniem is – minstens naam en adres (of e-mailadres) moeten bekend zijn.

• de klacht niet schriftelijk werd ingediend.

• de klacht niet in het Nederlands werd gesteld.

• de klacht het voorwerp is van een gerechtelijke of administratieve procedure.

• de klacht het voorwerp is van een verzekeringsprocedure.

• andere formele beroepsmogelijkheden mogelijk zijn (bijv.: individuele dossiers van het bijzonder Comité, personeelsselectieprocedures, …).

Wie kan klachten behandelen?

• De klachtenbehandelaar. Dit is een medewerker van de gemeentelijke dienst waarop de klacht betrekking heeft en aan wie de klachtencoördinator de klacht heeft overgemaakt.

  • Gaat de klacht ook over het beleid of beleidspunten? Dan wordt er overlegd met het college van burgemeester en schepenen.

• De klachtencoördinator. Deze medewerker van Gemeente Kortenberg staat aan de zijlijn van de organisatie.

  • Deze beoordeelt of de klachtenprocedure van toepassing is. Indien dat het geval is, beoordeelt de klachtencoördinator of de klacht ontvankelijk is.

  • De klachtencoördinator behandelt ontvankelijke klachten die volgens de indiener van de klacht een onvoldoende behandeling kregen door de betrokken dienst.

  • De klachtencoördinator overlegt met het bevoegde beleidsorgaan indien de oplossing voor een klacht de bevoegdheid van de administratie te boven gaat.

• De algemeen directeur.

  • Enkel in geval van een rechtstreeks en persoonlijk belang van de klachtencoördinator of klachtenbehandelaar bij een klacht.

• De Vlaamse Ombudsdienst.

  • Hier kan je terecht als je meent dat je klacht niet voldoende behandeld werd door Gemeente Kortenberg.