Elektronische facturatie binnen vrijetijdsorganisaties: wat zijn de regels?

Dien jij met je vereniging elektronisch te factureren en ben je op zoek naar meer informatie? Schrijf je dan in voor de webinar 'E-facturatie: wat moet je weten?', georganiseerd door de Vlaamse Sportfederatie, op dinsdag 17 maart (50 euro).

Hieronder de belangrijkste info opgelijst: 

Wat is e-facturatie?

E-facturatie, of elektronische facturatie, is het proces waarbij facturen digitaal worden afgehandeld. Dit systeem vervangt de traditionele papieren facturen en biedt tal van voordelen, zoals snellere verwerkingstijden, minder kans op fouten en lagere kosten.

Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand dat wordt verzonden via Peppol. Peppol is een internationaal netwerk om veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig elektronische documenten zoals e-facturen en e-creditnota’s uit te wisselen.

De belangrijkste punten van de nieuwe regels zijn:

1. Verplichting tot e-facturatie naar overheden
   Alle facturen met een bedrag hoger dan 3.000 euro (excl. btw) aan een overheid moeten nu al elektronisch worden verzonden. Het lokale overheidsniveau vormt hierop een uitzondering maar toch aanvaarden sommige steden vandaag al enkel e-facturen (Hasselt, Gent...).
   Bestaat meer dan 50% van je inkomsten als vzw uit subsidies? Dan word je ook als 'overheid' beschouwd en mag je enkel nog elektronische facturen ontvangen.
2. Een algemene verplichting vanaf 2026
   Vanaf 1 januari 2026 moeten alle ondernemingen met een btw-nummer tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Dit zijn facturen die rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld. Is je sportclub vrijgesteld onder de kleine ondernemersregeling (grens van 25.000 euro aan btw-plichtige activiteiten)? Dan heb je wel een geactiveerd btw-nummer en ben je ook verplicht om e-facturen op te maken bij een handeling met een andere btw-plichtige onderneming.
3. Uitzonderingen op de verplichting
   Er is geen verplichting om elektronische facturen te verzenden of te ontvangen voor alle sportclubs die volledig vrijgesteld zijn van btw volgens artikel 44 van het btw-wetboek.
   Er is geen verplichting om elektronische facturen te verzenden of te ontvangen voor alle handelingen die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het btw-wetboek. (lidgelden, occasionele activiteiten...)
   Er is geen verplichting om elektronische facturen te verzenden aan particuliere klanten.
4. Facturen ontvangen
   Opgelet: Een aantal organisaties zullen enkel nog gestructureerde elektronische facturen verzenden. Regelmatig zullen leveranciers ook nog een pdf meesturen maar als sportorganisatie bekijk je dus best hoe je eventuele elektronische facturen kan openen. Hiervoor komen er steeds meer (gratis) oplossingen beschikbaar vanuit de vrije markt.
5. Standaardisatie via Peppol
   Elektronische facturen moeten voldoen aan de Europese norm EN 16931, wat zorgt voor uniformiteit en eenvoud in verwerking. De meeste bestaande facturatie- en boekhoudsystemen koppelen zich met dit uniforme Peppol-netwerk en maken zo het uitwisselen van digitale facturen mogelijk.

E-facturatie in de praktijk

Wat betekent dit nu voor jouw vereniging of federatie? Hiervoor kijk je dus naar jouw btw-statuut en het btw-statuut van de organisatie waarvoor je een factuur opmaakt.

1. Je vereniging of federatie is volledig vrijgesteld van btw onder artikel 44

• Je hebt een ondernemingsnummer maar geen btw-nummer. Het ondernemingsnummer bestaat uit 10 cijfers en vind je in de KBO.
• Je inkomsten bestaan enkel uit lidgeld, subsidies en geldacties.
• Je hebt geen vaste inkomsten uit sponsoring of drankverkoop en verkoopt geen (sport)materiaal of kledij.

Gevolgen

• Je hebt geen verplichting om elektronische facturen te verzenden of ontvangen.

Let op: het is mogelijk dat leveranciers of de overheid je toch zullen vragen om een elektronische factuur op te maken omdat ze zelf volledig overschakelen op elektronische facturatie. Ook zonder verplichting kan het dus voorkomen dat je een e-factuur moet openen of verzenden. Komt dit slechts af en toe voor, dan kan je gebruik maken van gratis software en hoef je niet noodzakelijk een uitgebreid (en duur) softwarepakket aan te schaffen.

2. Je vereniging of federatie is vrijgesteld van btw door de kleine ondernemersregel (btw-omzet lager dan 25.000 euro)

• De btw-vrijstelling werd aangevraagd via de ondernemingsrechtbank of Myminfin. Je hebt hierdoor een actief btw-nummer.
• Naast inkomsten uit lidgeld, subsidies en geldactie heb je ook btw-plichtige inkomsten zoals vaste inkomsten uit sponsoring, verkoop van drank en verkoop van kledij of sportmateriaal. De omzet van deze btw-activiteiten is maximaal 25.000 euro.

Gevolg:

• Ook al hebben jullie een vrijstelling van btw-administratie, je hebt wel een btw-nummer. Dit zorgt ervoor dat jullie verplicht zijn om elektronische facturen te verzenden naar andere ondernemingen met een btw-nummer, bijvoorbeeld de factuur voor je sponsor.
• Maak je facturen op voor particulieren (lidgeld) of in het kader van occasionele activiteiten? Dan moet je hiervoor geen elektronische facturen opmaken.
• Omdat andere btw-plichtige organisaties jullie ook elektronische facturen zullen bezorgen, is het aangewezen om software te voorzien waarmee je deze kan openen. Dat kan bijvoorbeeld gratis met Assist.

3. Je vereniging of federatie is gemengd btw-plichtig

• Je hebt een actief btw-nummer en dient maandelijks of per kwartaal een btw-aangifte in.

Gevolg:

• Je btw-nummer zorgt ervoor dat je verplicht bent om elektronische facturen te verzenden naar andere btw-plichtige ondernemingen, bijvoorbeeld de factuur voor je sponsor.
• Maak je facturen op voor particulieren (lidgeld) of in het kader van occasionele activiteiten? Dan moet je hiervoor geen elektronische facturen opmaken.
• Andere btw-plichtige organisaties zullen jullie ook een elektronische factuur opsturen, je gaat dus best op zoek naar software om deze te openen.

Meer info kan je hier vinden of op de website van de Federale Overheid.