Subsidie voor de organisatie van buitenschoolse kinderopvang

Binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten kan Gemeente Kortenberg subsidies toekennen aan organisatoren van buitenschoolse opvang voor de organisatie van een kwalitatief, toegankelijk en voldoende beschikbaar buitenschools opvangaanbod voor kinderen van 2,5 tot 12 jaar.

Dit reglement is uitsluitend van toepassing op buitenschoolse opvang georganiseerd voor leerlingen die ingeschreven zijn in een basisschool gevestigd op het grondgebied van de gemeente Kortenberg.

De subsidie heeft betrekking op het cumulatief voorzien in:

• voorschoolse opvang;

• naschoolse opvang;

• opvang op schoolvrije dagen;

• opvang tijdens schoolvakanties.

Subsidievoorwaarden

Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet de organisator:

1. beschikken over een rechtspersoonlijkheid;

2. buitenschoolse opvang kunnen organiseren op het grondgebied van de gemeente Kortenberg;

3. voldoen aan de toepasselijke regelgeving inzake buitenschoolse opvang;

4. voldoen aan het lokaal erkenningskader BOA van Gemeente Kortenberg;

5. erkend zijn als opvangpartner door Gemeente Kortenberg;

6. meewerken aan monitoring, evaluatie, toezicht en handhaving door het lokaal bestuur.

Verplichtingen van de organisator

De organisator:

• staat in voor de dagelijkse organisatie van het opvangaanbod zoals hierboven vermeld;

• zorgt voor voldoende en gekwalificeerde medewerkers;

• organiseert de inschrijvingen en gebruikersadministratie inzake opvang en activiteiten;

• staat in voor de communicatie met ouders;

• int de ouderbijdragen;

• sluit de noodzakelijke verzekeringen af;

• gebruikt de subsidie uitsluitend voor de organisatie van de buitenschoolse opvang;

• bezorgt alle informatie die noodzakelijk is voor de controle en evaluatie van de subsidie.

Aanvraag

De termijn waarbinnen men de subsidieaanvraag kan doen start op 9 oktober 2026 en eindigt op 31 oktober 2026.

• De dienst Onderwijs bezorgt de aanvrager binnen de vijf werkdagen na indiening een ontvangstbevestiging.

• De dienst Onderwijs toetst de aanvraag op de volledigheid van de vereiste gegevens en onderzoekt of ze voldoet aan de subsidievoorwaarden, waaronder de erkenning als opvangpartner binnen het lokaal erkenningskader BOA. Is de aanvraag onvolledig of onduidelijk, dan wordt de organisator uitgenodigd om ze binnen zeven kalenderdagen en uiterlijk op 6 november 2026 aan te vullen of te verduidelijken. Wordt hieraan geen gevolg gegeven, dan wordt de aanvraag beoordeeld op basis van de beschikbare gegevens of onontvankelijk verklaard.

• De aanvragen worden uiterlijk beoordeeld op 18 november 2026. Indien meerdere aanvragen aan de subsidievoorwaarden voldoen en de beschikbare kredieten niet volstaan om alle aanvragen volledig te subsidiëren, beoordeelt het college van burgemeester en schepenen de aanvragen op gelijke en objectieve wijze. Bij de beoordeling wordt globaal rekening gehouden met de ingediende documenten en de mate waarin het voorgestelde opvangaanbod tegemoetkomt aan de lokale opvangbehoefte, waarbij in het bijzonder rekening wordt gehouden met de benodigde opvangcapaciteit op de betrokken locatie, de toegankelijkheid en de beschikbaarheid van het voorgestelde aanbod. De kwaliteit van de dienstverlening en het medewerkersbeleid worden beoordeeld aan de hand van de gegevens die in de erkenningsaanvraag vermeld zijn.

• Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt de aanvraag en beslist over de toekenning van de subsidie. De beslissing wordt binnen tien werkdagen schriftelijk aan de organisator meegedeeld. Een weigering of gedeeltelijke toekenning wordt gemotiveerd.

• Na een positieve beslissing wordt een individuele subsidieovereenkomst gesloten tussen de opvangpartner en Gemeente Kortenberg.

Uitbetaling

De subsidie wordt uitbetaald overeenkomstig de modaliteiten opgenomen in de individuele subsidieovereenkomst tussen het lokaal bestuur en de organisator.

Verantwoording van de subsidie

De organisator bezorgt jaarlijks uiterlijk eind februari een inhoudelijke en financiële verantwoording van de gesubsidieerde werking. De jaarlijkse financiële en inhoudelijke verantwoording die wordt ingediend en de afrekening vormt de basis voor de berekening van de definitieve subsidie voor dat schooljaar.

Deze verantwoording bevat minstens:

1. een overzicht van alle ontvangen inkomsten (de werkelijk gefactureerde ouderbijdragen, andere subsidies, …) die betrekking hebben op de gesubsidieerde werking;

2. een overzicht van alle gemaakte kosten die betrekking hebben op de gesubsidieerde werking;

3. een inhoudelijke en financiële verantwoording waaruit blijkt dat de toegekende subsidie werd aangewend voor de realisatie van het gesubsidieerde opvangaanbod. De organisator verstrekt daarbij de nodige gegevens inzake personeelsinzet (VTE), het aantal opgevangen kinderen, overhead- en werkingskosten en andere relevante elementen.

Controle en terugvordering van de subsidie

Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen, kan Gemeente Kortenberg toezicht uitoefenen op de naleving van dit reglement en op de aanwending van de subsidie. In het kader van haar regierol, toezichts- en handhavingstaak binnen het BOA-beleid kan Gemeente Kortenberg alle nuttige controles uitvoeren en de nodige bewijsstukken en inlichtingen opvragen voor zover noodzakelijk voor de controle van de subsidie en met naleving van de privacywetgeving. De subsidieontvanger verleent hieraan zijn medewerking.

De subsidie kan geheel of gedeeltelijk worden teruggevorderd indien:

1. de subsidie niet wordt aangewend voor het doel waarvoor zij werd toegekend;

2. onjuiste of onvolledige gegevens werden verstrekt;

3. de voorwaarden van dit reglement niet worden nageleefd;

4. uit de financiële verantwoording blijkt dat sprake is van overcompensatie.

Individuele subsidieovereenkomst

Met iedere organisator die een subsidie ontvangt wordt een individuele subsidieovereenkomst gesloten. De subsidie en de subsidieovereenkomst eindigen van rechtswege wanneer de organisator niet langer voldoet aan het lokaal erkenningskader BOA.

Deze overeenkomst bepaalt minstens:

1. de betrokken opvanglocatie(s);

2. de subsidieperiode;

3. het subsidiebedrag en afrekening;

4. de betalingsmodaliteiten en uitbetalingsmomenten;

5. de concrete engagementen van de organisator;

6. de rapporterings- en controleverplichtingen;

7. de modaliteiten inzake wijziging, schorsing of beëindiging van de subsidie.

Duur van de subsidie

De subsidie wordt toegekend voor de duur en onder de voorwaarden van de subsidieovereenkomst en loopt uiterlijk tot en met 31 augustus 2031, behoudens een vroegtijdige beëindiging overeenkomstig de bepalingen van dit reglement of de subsidieovereenkomst.

Partijen verbinden zich ertoe de subsidieovereenkomst uit te voeren in overeenstemming met het toepasselijke Belgische en Europese rechtskader inzake Diensten van Algemeen Economisch Belang en staatssteun, inzonderheid artikel 106, lid 2, VWEU en Besluit (EU) 2025/2630 van de Commissie van 16 december 2025.

De compensatie mag niet hoger zijn dan noodzakelijk om de netto kosten van de uitvoering van de openbare dienstverplichting te dekken, rekening houdend met de inkomsten uit de werking en een redelijke vergoeding. Overcompensatie wordt vermeden en gecontroleerd overeenkomstig artikel 8 van dit subsidiereglement.

Gemeente Kortenberg kent jaarlijks een subsidie toe aan de door haar erkende organisatoren van buitenschoolse opvang.

Het basisbedrag van de subsidie voor het kalenderjaar 2027 is berekend op 440 euro per schoolgaand kind per schooljaar. Het subsidiebedrag wordt jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig de indexering van de aan het lokaal bestuur toegekende BOA-subsidies.

Voor de toepassing van dit reglement wordt onder een schoolgaand kind verstaan: een leerling die is ingeschreven in een basisschool gelegen op het grondgebied van de gemeente Kortenberg.

Het aantal schoolgaande kinderen wordt jaarlijks vastgesteld op basis van de leerlingencijfers die door de betrokken basisscholen op het grondgebied van Kortenberg aan het lokaal bestuur worden bezorgd.

De leerlingencijfers die op de officiële financieringsteldag (eerste schooldag van februari) worden geregistreerd, gelden als referentie voor de berekening van het basisbedrag van de subsidie voor het daaropvolgende schooljaar.

Het vermelde basisbedrag van 440 euro is indicatief en wordt toegekend onder voorbehoud van goedkeuring door de bevoegde bestuursorganen. Het subsidiebedrag wordt na elk schooljaar geëvalueerd en kan desgevallend en in onderling overleg met de organisator(en) worden aangepast op basis van objectieve elementen, waaronder wijzigingen in het leerlingencijfer, beschikbare budget, een gewijzigde opvangcontext of vastgestelde overcompensatie.

De jaarlijkse financiële en inhoudelijke verantwoording die wordt ingediend en de afrekening vormen de basis voor de berekening van de definitieve subsidie voor dat schooljaar.