Toelage voor verenigingsraden

Gemeente Kortenberg sloot een beheersovereenkomst af met de verenigingsraden van Erps-Kwerps, Meerbeek, Everberg en Kortenberg. Een verenigingsraad staat in voor het beheer van vrijetijdsinfrastructuur die de gemeente ter beschikking stelt van de Kortenbergse verenigingen en andere gebruikers zoals bepaald in het algemene verhuurreglement voor de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur.

Een verenigingsraad neemt verschillende taken op zich met betrekking tot het beheer van de vrijetijdsinfrastructuur:

• sleutels/badges bezorgen aan gebruikers zodat ze toegang hebben tot de infrastructuur

• zo nodig een plaatsbeschrijving van de infrastructuur opmaken

• na gebruik de infrastructuur controleren

• schade aan of klachten over de infrastructuur melden aan Gemeente Kortenberg

• de aankoop van noodzakelijk materiaal of apparatuur aanvragen bij Gemeente Kortenberg.

Gemeente Kortenberg neemt volgende taken op zich:

• herstellingen, verfraaiingen en onderhoud van de infrastructuur

• de aankoop van materialen

• het afsluiten van verzekeringen

• het voorzien van een reservatiesysteem.

In principe mag de verenigingsraad geen extra kosten aanrekenen aan gebruikers voor het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur, behalve in volgende uitzonderlijke gevallen:

• bij verplichte afname van dranken bij de verenigingsraad zelf of de vaste leverancier verbonden aan de locatie - de dranken mogen dan maximaal 10% meer kosten dan wanneer de gebruiker deze zelf zou aankopen

• bij gebruik van apparatuur die of meubilair dat door de verenigingsraad zelf werd aangekocht.

Om de werkingskosten van een verenigingsraad te dekken, kent Gemeente Kortenberg een toelage toe.

• Een verenigingsraad moet een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) zijn voor de duur van de beheersovereenkomst.

• Om recht te hebben op de toelage, mag de verenigingsraad niet over meer dan 5.000 euro beschikken, tenzij hij kan aantonen nood te hebben aan een hoger bedrag met het oog op de organisatie van een activiteit in het komende jaar.

• De toelage moet tussen 1 januari en 15 maart per e-mail aangevraagd worden bij de dienst Vrije Tijd.

• Bij de aanvraag moet een begroting gevoegd worden voor de geraamde werkingskosten voor het komende jaar en een afrekening met detail van ontvangsten en uitgaven voor het voorbije jaar.

• Gemeente Kortenberg behandelt de aanvraag voor 30 juni van het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend, waarna de uitbetaling volgt.

• Gemeente Kortenberg kan de aanwending van de toelage controleren, en naar aanleiding van het resultaat van de controle beslissen om de toelage niet of slechts gedeeltelijk uit te betalen of terug te vorderen.

De verenigingsraad kan jaarlijks een toelage van 950 euro aanvragen om zijn werkingskosten te dekken. Onder werkingskosten worden verstaan: kantoorbenodigdheden, drukwerk, bedankingen aan vrijwilligers en bijkomende verzekering