Uitlenen van evenementenmateriaal

In het kader van het gemeentelijk vrijetijdsbeleid biedt het gemeentebestuur de volgende materiële ondersteuning:

• audiovisueel materiaal

• sport- en spelmateriaal

• volksspelen

• feestmateriaal

De bedoeling is om materiële ondersteuning te bieden aan onderstaande gebruikers:

• erkende Kortenbergse verenigingen

• gemeentelijke adviesraden

• gemeente en Welzijnshuis Kortenberg

• politie HerKo en Hulpverleningszone Vlaams-Brabant West

• onderwijsinstellingen uit Kortenberg, het Deeltijds Kunstonderwijs en hun ouderraden

• alle zorginstellingen gelegen in Kortenberg (bijvoorbeeld kinderopvang, rusthuis)

• goedgekeurde burger- en buurtinitiatieven (bijvoorbeeld speelstraat, buurtfeest of activiteiten
  in het kader van het reglement ‘Burgerinitiatieven’)

De aanvrager die in naam van de hierboven vermelde gebruikers materiaal komt ontlenen, is 18 jaar.

De materialen mogen niet worden gebruikt voor commerciële activiteiten of voor beroepsdoeleinden.

Diefstal of schade

Tijdens de uitlening is de aanvrager volledig verantwoordelijk voor de uitgeleende voorwerpen. Bij schade, diefstal, verlies of vernietiging moet de aanvrager de volgende procedure naleven:

1. op de eerstvolgende werkdag wordt de Uitleendienst telefonisch (02 755 30 70) of per e-mail (uitleendienst@kortenberg.be) op de hoogte gebracht van de aard van de problemen;

2. in geval van diefstal wordt daarvan onmiddellijk aangifte gedaan bij de politie en een dubbel van het proces-verbaal wordt zo vlug mogelijk aan de Uitleendienst bezorgd.

Het gemeentebestuur zal de kosten die voortvloeien uit de schade, de diefstal, het verlies of de vernietiging van de uitgeleende voorwerpen, van de aanvrager (behalve gemeentediensten) terugvorderen:
• bij schade: de herstellingskosten;
• bij verlies, diefstal of vernietiging: de kostprijs voor de aankoop van een nieuw toestel.

Goederen die uitgeleend worden en die verloren, gestolen of beschadigd raken, zijn niet verzekerd.

Aanvragers dienen zich hiervoor in orde te stellen via een polis aansprakelijkheid met een dekking toevertrouwd goed of een polis ba familia of dienen zelf in te staan voor vergoeding van deze schade.

Het terugvorderen van deze kosten is noodzakelijk opdat het materiaal onmiddellijk hersteld of aangevuld kan worden. Het niet betalen van deze kosten zorgt ervoor dat de aanvrager voor een bepaalde periode, bepaald door het college van burgemeester en schepenen, wordt uitgesloten.

Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen en schade die voortvloeien uit het gebruik of misbruik van de uitgeleende voorwerpen. De gemeente mag ten alle tijden controle uitoefenen over het gebruik van het uitgeleende materiaal.

Het uitlenen van dit evenementenmateriaal kan door:

• erkende Kortenbergse verenigingen

• gemeentelijke adviesraden

• Gemeente Kortenberg

• politie HerKo en Hulpverleningszone Vlaams-Brabant West

• onderwijsinstellingen uit Kortenberg, het Deeltijds Kunstonderwijs en hun ouderraden

• alle zorginstellingen gelegen in Kortenberg (bijvoorbeeld kinderopvang, rusthuis)

• goedgekeurde burger- en buurtinitiatieven (bijvoorbeeld speelstraat, buurtfeest of activiteiten in het kader van het reglement ‘Burgerinitiatieven’)

De aanvrager die in naam van de hierboven vermelde gebruikers materiaal komt ontlenen, is 18 jaar.

Tijdens de uitlening moet je de volgende richtlijnen naleven:

1. behandel de uitgeleende voorwerpen met het nodige respect;

2. volg bij het gebruik van de voorwerpen de verstrekte gebruiksaanwijzingen strikt op;

3. in geen enkel geval mag je de uitgeleende voorwerpen overdragen, uitlenen of ter beschikking stellen aan derden;

4. je moet de uitgeleende voorwerpen, proper en in goede staat, ten laatste op de overeengekomen datum terugbezorgen/hebben klaarstaan voor ophaling door de Uitvoeringsdiensten.

Het niet naleven van deze bepalingen geeft aanleiding tot extra kosten. Daarbij wordt onderstaande regeling gehanteerd:

1. Materialen die beschadigd of erg vuil zijn: terugbetaling van de herstellings- en/of schoonmaakkosten (herstelling en/of schoonmaak door de Uitvoeringsdiensten: 50 euro per uur. Herstelling en/of schoonmaak door externe firma: volgens factuur);

2. Materialen die te laat worden binnengebracht worden per bijkomende dag gefactureerd aan het tarief van één uitleenperiode (bijvoorbeeld: de huur van een beamer voor één uitleenperiode bedraagt 5 euro. Voor elke dag dat de beamer te laat wordt binnengebracht, wordt 5 euro extra
   aangerekend).

• Identiteitskaart

• Rekeningnummer

• Gegevens vereniging

• Voorzie de nodige tijd

Aanvraag

Vraag de gewenste materialen online aan. Heb je meer informatie over de materialen nodig, neem dan contact op met de Uitleendienst.

In het online aanvraagformulier worden alle noodzakelijke gegevens zoals naam en contactgegevens aanvrager, naam activiteit, locatie activiteit, gewenste periode… opgevraagd.

Afhalen en terugbrengen van materialen uit uitleendienst voor audiovisueel materiaal, sport- en spelmateriaal en volksspelen

Je aanvragen moeten maximum zes maanden en minimum vijf werkdagen voor de activiteit gebeuren en zijn pas definitief na bevestiging door de Uitleendienst.

De materialen moeten door jou zelf worden afgehaald en teruggebracht bij de uitleendienst in het Administratief Centrum. Zowel voor het afhalen als het terugbrengen van de materialen moet je verplicht een afspraak maken aan de Vrijetijdsbalie. Dit kan ook telefonisch via 02 755 30 70.

Bij het afhalen wordt een afhaalformulier ondertekend waarin men erkent het reglement te kennen en de materialen in goede staat te ontvangen.

Het toegestane materiaal dat niet afgehaald wordt op de afgesproken datum kan door de Uitleendienst verder worden uitgeleend.

Afhalen en terugbrengen van materialen uit uitleendienst voor feestmateriaal

De aanvragen dienen maximum zes maanden en minimum vijftien werkdagen voor de activiteit te gebeuren en zijn pas definitief na bevestiging door de Uitleendienst.

Het feestmateriaal wordt door de Uitvoeringsdiensten geleverd op het opgegeven leveringsadres te Kortenberg. Er moet steeds voor gezorgd worden dat het materiaal veilig en droog kan staan.

Na afloop moet het materiaal op dezelfde plaats terug klaargezet worden. Alle materiaal moet proper zijn. Beschadigd materiaal dient apart gezet te worden.

Audiovisueel materiaal

• Beamer (3 stuks: beamer Film, beamer Cultuur en beamer Jeugd): 20 euro
  Multimediaprojector: 3200 ansi lumen. Ideaal om te gebruiken voor filmvertoningen of vergaderingen in een heldere ruimte.

• Projectietafel: 5 euro
  Voor het plaatsen van een beamer en bijhorende computer of afspeelapparaat. In hoogte verstelbaar.

• Projectiescherm Cannes - 100 cm x 177 cm: 5 euro

• Projectiescherm Ensor - 120 cm x 160 cm: 5 euro

• Projectiescherm Oscar - 150 cm x 200 cm: 5 euro

• Projectiescherm MovieMax - 250 cm x 188 cm: 20 euro
  Aluminium frame - opgeborgen in flightcase (totaalgewicht 35 kg). Ideaal voor filmavonden, quizzen en infoavonden tot 100 personen.

• Soundmixer Stagg: 5 euro
  Twee draadloze micro's op batterijen (AA-batterijen zelf te voorzien) + bluetoothverbinding. Voor speeches en achtergrondmuziek tot 70 personen.

• JBL PartyBox Encore: 5 euro
  Eén draadloze micro op batterijen (AA-batterijen zelf te voorzien) + bluetoothverbinding. Voor kleinere evenementen en achtergrondmuziek tot 70 personen - 35cm H x 27cm B.

• PA-installatie: 30 euro
  Voor kleine evenementen, niet geschikt voor fuiven. Tot maximaal 200 personen.

Sport- en spelmateriaal

• Foamkoffer: 5 euro

• Spelkoffer: 5 euro

• Balanceerkoffer: 5 euro

Volksspelen

• Blikwerpen: 5 euro

• Bowlingspel: 5 euro

• Doorstapelen (reuzenversie): 5 euro

• Gatenkaas: 5 euro

• Hamertjesspel: 5 euro

• Kubb: 5 euro

• Mannetjesspel: 5 euro

• Rekker-trekker: 5 euro

• Ringwerpen: 5 euro

• Sjoelbak: 5 euro

• Tafelkegelspel: 5 euro

• Vier op een rij: 5 euro

• Mikado: 5 euro

Feestmateriaal

• Buitentafels (per kar van 9 tafels - 2 m lang) - wordt geleverd: 9 euro/kar

• Buitenbanken (per kar van 18 banken - 2 m lang) - wordt geleverd: 9 euro/kar

• Tent (20 stuks - blauw met zijkanten) - wordt geleverd: 5 euro/stuk

• Receptietafels (1 kar met 8 tafels) - wordt geleverd: 6 euro/kar

• Klapstoelen (per kar van 50 stoelen) - wordt geleverd: 6 euro/kar

• Uitklapbare tafels (per kar van 10 tafels) - wordt geleverd: 5 euro/kar

• Houten tentoonstellingspanelen (32 stuks 1,75 m x 1,25 m) - wordt geleverd: 1 euro/stuk

• Stoffen tentoonstellingspanelen - wordt geleverd: 1 euro/stuk

• Nadars voor buiten 100 stuks (2,5 x 1,5 m) - wordt geleverd: 0,20 euro/stuk

• Nadars voor binnen 39 stuks - wordt geleverd: 0,20 euro/stuk

• Herashekken 60 stuks (3,45 m x 2 m) - wordt geleverd: 2 euro/stuk

• Podiumelementen 20 stuks (1 m (b) x 2 m (l) x verstelbare hoogte tot maximum 1 m) - wordt geleverd: 1 euro/stuk

• Mobiel fietsenrek met plaats voor 10 fietsen - wordt geleverd: 1 euro/stuk

• Afvalstraat klein - geleverd als set van 4 containers voor het sorteren van pmd, papier&karton, gft en restafval. Meerdere sets aanvragen is mogelijk, 4 euro/afvalstraat

• Activeren marktkast (geef aan welke locatie + uren) - tegen betaling.

  • Dr. V. De Walsplein

    • Marktkast 1 en 2 ter hoogte van huisnummer 3

    • Marktkast 3 ter hoogte van huisnummer 11

    • Marktkast 4 ter hoogte van huisnummer 27-30 (Bib Kortenberg)

  • Gemeenteplein Everberg

  • Parking Delhaize te Meerbeek

  • Sint-Pietersplein Kwerps

  • Dorpsplein te Erps

  • Kasteelstraat te Kwerps

  • Park van de Oude Abdij

    • Marktkast 1 ter hoogte van gebouw Veehof

    • Marktkast 2 ter hoogte van het paviljoentje aan de vijver

    • Marktkast 3 ter hoogte van de struiken naast de weg aan de Oude Abdij Kortenberg naar fietsenstalling

Wat leent Gemeente Kortenberg niet uit?

• Verlengkabels

• Gele elektriciteitshaspels

• Verdeelkasten

• Verdeelstekkers/blokjes

De gemeente staat niet in voor de opbouw van het materiaal tenzij dit expliciet door de gemeente wordt vermeld.