Artikel publiceren in het gemeentelijk informatieblad

In het kader van het gemeentelijk vrijetijdsbeleid kunnen de gebruikers zoals verderop bepaald gebruikmaken van promotionele ondersteuning door het gemeentebestuur, met name via infoportieken.

De bedoeling van deze ondersteuning is een bijdrage te leveren aan een optimaal publieksbereik voor activiteiten in de gemeente Kortenberg.

De volgende organisaties krijgen, naast Gemeente Kortenberg, gratis toegang tot de promotiekanalen voor het bekendmaken van activiteiten:

1. Politie HerKo en hulpdiensten

2. Gemeentelijke adviesraden

3. Onderwijsinstellingen uit Kortenberg, het Deeltijds Kunstonderwijs en hun ouderraden

4. Kortenbergse erkende verenigingen

5. Andere verenigingen/organisaties die een activiteit organiseren in samenwerking met het lokaal bestuur

6. Zorginstellingen in de gemeente Kortenberg: UPC KULeuven en woonzorgcentra

Verenigingen van buiten de gemeente kunnen uitsluitend gebruikmaken van de plakzuilen, niet van de andere promotiekanalen.

Algemene voorwaarden

Via de gemeentelijke promotiekanalen kunnen activiteiten worden bekendgemaakt die voldoen aan volgende voorwaarden:

• De te promoten activiteit is van socioculturele, caritatieve, recreatieve, toeristische, sportieve of milieubewuste aard.

• De activiteit vindt plaats op het grondgebied van Kortenberg of, in het geval van een wandeling of uitstap, vertrekt vanop of doorkruist het grondgebied van Kortenberg.

• Een activiteit met occasioneel karakter - die dus niet dagelijks, wekelijks of maandelijks plaatsvindt, maar integendeel de reguliere werking van de vereniging overstijgt – kan via alle mogelijke kanalen worden aangekondigd.
  Vaste of regelmatig weerkerende activiteiten kunnen bekendgemaakt worden in de Verenigingengids op de gemeentelijke website, in de UiTdatabank, één keer per jaar met een artikel in het gemeentelijk informatieblad en door middel van flyers of brochures in het folderrek of affiches.

• De activiteit is voor iedereen in de gemeente Kortenberg toegankelijk. Occasionele activiteiten die alleen toegankelijk zijn voor leden worden niet bekendgemaakt via de gemeentelijke promotiekanalen.

• De activiteit is niet puur commercieel van aard. Commerciële activiteiten zoals verkoopacties, loterijen, en dergelijke worden niet opgenomen. Een verkoop door een van de hierboven vermelde organisaties in het kader van een goed doel kan wel.

• De activiteit draagt geen politieke, ideologische of religieuze boodschap uit. In geval van twijfel wordt Publiq geconsulteerd om te vragen of deze organisatie de activiteit in de UiTdatabank zou opnemen. Indien dat niet het geval is, neemt de gemeente Kortenberg deze activiteit ook niet op in de gemeentelijke informatiekanalen.

• De boodschap bevat geen uitingen die strijdig zijn met de wet (beledigend, indruisend tegen de goede zeden of de openbare orde, opruiend, ... ).

• Sponsors van een activiteit kunnen niet vermeld worden in de gemeentelijke promotiekanalen. Deze kunnen alleen vermeld worden op gedrukte affiches of op flyers of brochures voor in de folderrekken.

• De activiteit werd verplicht ingevoerd in de UiTdatabank indien volgende promotionele kanalen gewenst zijn: gemeentelijk informatieblad, gemeentelijke website en UiTnieuwsbrief, digitale informatieborden.

• De bekendmaking van een activiteit op de gemeentelijke promotiekanalen kan uitsluitend in het Nederlands gebeuren.

• De aangeleverde boodschappen moeten voldoen aan de wettelijke bepalingen, specifiek maar niet uitsluitend aan de geldende copyright-, auteurs- en portretrechtregelgeving bij het gebruik van beeldmateriaal. De organisator van een activiteit bevestigt bij het aanleveren van beeldmateriaal impliciet over de nodige rechten te beschikken voor gebruik op de door hem aangevraagde gemeentelijke promotiekanalen. Het gemeentebestuur Kortenberg is in geen geval verantwoordelijk voor de inhoud die wordt aangeleverd door derden.

• Het gemeentebestuur is niet aansprakelijk in geval van niet verschijnen van een bericht op de promotionele kanalen, hetzij door problemen (inclusief een menselijke fout) of defecten.De communicatiedienst behoudt zich het recht voor boodschappen aan te passen aan de eigen huisstijl en de leesbaarheid wanneer deze niet voldoen aan de vereisten zoals vermeld.

  De informatie die door de gemeente Kortenberg via de promotionele kanalen wordt verspreid, is met grote zorg samengesteld. Desondanks is het mogelijk dat de informatie die wordt gepubliceerd onvolledig of onjuist is, of fouten bevat. De gemeente Kortenberg kan hiervoor niet verantwoordelijk gesteld worden en is niet aansprakelijk voor enige schade of ander negatief gevolg dat hieruit voortvloeit.

Voorwaarden artikel gemeentelijk infoblad Kortenberg

• Op de vrijetijdspagina’s in het gemeentelijk informatieblad is er ruimte voor activiteiten van socioculturele, caritatieve, recreatieve, toeristische, sportieve of milieubewuste aard. Er is zowel plaats voor activiteiten van verenigingen die in Kortenberg plaatsvinden als voor activiteiten en berichten van de gemeentelijke vrijetijdsdiensten.

• Gebruikers kunnen hun activiteiten voor het brede publiek aankondigen in de kalender die wordt gepubliceerd mits ingave in de UiTdatabank. Wekelijks terugkerende activiteiten worden maar één keer per maand opgenomen met een verwijzing naar de herhaling.
  Vergaderingen worden niet opgenomen. Een activiteit kan ook met een artikel aangekondigd worden in de katern. Dit kan op twee manieren:

  • een artikel over één bepaalde activiteit van je vereniging.

  • een artikel waarin je kort je vereniging voorstelt en tevens één of meerdere activiteiten aankondigt.

• Per vereniging mogen er van de eerste soort twee artikels per kalenderjaar ingediend worden en van de tweede soort één artikel. Op die manier hopen we zoveel mogelijk verenigingen aan bod te laten komen. Indien de ruimte het toelaat kan van deze regel afgeweken worden.
  Over een bepaalde activiteit kan slechts één artikel gepubliceerd worden.

• Een artikel moet voorzien worden van een kwalitatief goede foto in hoge resolutie. Een logo komt hiervoor niet in aanmerking. Op die manier zorgt de indiener mee voor een aantrekkelijke vormgeving van het gemeentelijk informatieblad. Het artikel van de eerste soort mag niet langer zijn dan 700 tekens (inclusief spaties). Het artikel van de tweede soort mag niet langer zijn dan 1.400 tekens (inclusief spaties).

• Om alles in goede banen te leiden is er een redactieraad die kan beslissen om een bepaald artikel of een foto niet op te nemen of in te korten wegens plaatsgebrek. Er wordt getracht om dit in overleg met de aanvrager te doen.

• Activiteiten moeten altijd vóór de 25ste van de maand voorafgaand aan de drukmaand worden ingevoerd in de UiTdatabank (bv. een activiteit die plaats vindt op 15 mei moet vóór 25 maart ingestuurd worden. De drukmaand voor het meinummer is immers april.) Opgelet, de deadline voor
  het gemeentelijk informatieblad juli-augustus is 25 mei. Indien je opgenomen wil worden in deze editie zorg je best voor een tijdige evenementenaanvraag. Artikels moeten via de hiertoe voorziene webformulieren ingestuurd worden vóór de 25ste van de maand voorafgaand aan de drukmaand.

Hoe artikels en UiTagenda-items voor het gemeentelijk informatieblad aanleveren?

Als erkende Kortenbergse vereniging moet je vóór de 25^ste van de maand voorafgaand aan de maand van het drukken van het infoblad je artikel doorsturen via het onlineformulier. Klik op de knop 'Online aanvragen' en kies het gewenste webformulier. Voer je activiteit in de UiTagenda in indien gewenst.

(Bijvoorbeeld: je wilt je artikel in het infoblad van maart laten verschijnen. Dit nummer wordt gedrukt en verspreid in februari. Je moet dus je artikel mailen vóór 25 januari.)

Het reglement betreffende de promotionele steun aan verenigingen gaat uitgebreider in op de voorwaarden.

Ben je nog niet erkend als een Kortenbergse vereniging? Dan verwijzen we je graag door naar de webpagina erkenning verenigingen op de gemeentelijke website.

UiTagenda

Om opgenomen te worden in de UiTagenda (= kalender) van het gemeentelijk informatieblad moet je vóór de 25^ste van de maand voorafgaand aan de maand van het drukken van het infoblad je activiteit invoeren in de UiTdatabank.
(Bijvoorbeeld: je wilt in het infoblad van maart verschijnen. Dit nummer wordt gedrukt en verspreid in februari. Je moet dus je activiteit invoeren vóór 25 januari.)

Invoeren in de UiTdatabank kan via www.uitdatabank.be. Na jezelf te registeren kan je onbeperkt activiteiten invoeren. De gemeente gebruikt deze databank om de kalender op de gemeentelijke webstek te vullen, maar ook voor de kalender in het gemeentelijk informatieblad. Ook andere media plukken uit deze databank om vrijetijdskalenders op te maken. Dus hoe meer je invoert, hoe meer er wordt uitgehaald.

Handleiding

Om aan de slag te gaan, vind je hier de handleiding voor het invoeren in de UiTdatabank.

Tips

De meeste Kortenbergse verenigingen zijn al goed vertrouwd met de UiTdatabank. Er zijn echter nog enkele vragen of problemen die regelmatig terugkomen. Hierbij daarom enkele tips:

Jouw activiteit gaat niet door in Kortenberg zelf

Bij het exporteren van de UiTdatabank voor de opmaak van de UiTagenda worden enkel activiteiten geselecteerd waarbij als locatie ’Kortenberg‘ werd opgegeven. Indien je activiteit ergens anders plaatsvindt, geef je als locatie best het gezamenlijk vertrekpunt in Kortenberg op. In de beschrijving en de titel van de activiteit kan je dan specificeren waar het juist over gaat.

Jouw activiteit is enkel toegankelijk voor leden

Ledenactiviteiten zijn niet zo interessant om in te voeren in de UiTdatabank. Ze verschijnen niet in de UiTagenda. De UiTdatabank en UiTagenda zijn bedoeld om promotie te maken voor publieke evenementen.

Jouw activiteit herhaalt zich ieder jaar

In dat geval kan je de eerdere activiteit gewoon aanpassen met de nieuwe informatie. Je hoeft de invoer niet volledig opnieuw te doen. Let wel: op deze manier komt je invoer niet opnieuw ter validatie terecht. Foutjes zullen dus niet worden gedetecteerd.

Je beschikt over een leuk beeld van je activiteit

Voeg dan zeker een foto toe bij je invoer. Dit spreekt het publiek veel meer aan. Ook is er op de gemeentelijke website een roulatiesysteem voorzien waarbij activiteiten mét foto onder de aandacht worden gebracht.
Opgelet: de foto moet een voldoende hoge resolutie hebben en moet vrij van auteursrecht zijn. Gebruik dus geen foto die je op het internet gevonden hebt zonder toestemming van de auteur.

Artikel

Om alle verenigingen de kans te geven om voldoende aan bod te komen in het gemeentelijk informatieblad zijn er publicatieregels vastgelegd in het reglement 'promotionele steun aan verenigingen'. Samengevat komt het hier op neer:

• per jaar maximaal 2 korte artikels (700 tekens, inclusief spaties) om een activiteit aan te kondigen

• per jaar maximaal 1 lang artikel (1.400 tekens, inclusief spaties) om een activiteit en de vereniging voor te stellen

• er mogen meer artikels ingestuurd worden, maar publicatie kan enkel indien er plaats over is

• over een bepaalde activiteit kan slechts één artikel gepubliceerd worden.

• de redactie kan artikels die te lang zijn naar eigen goeddunken inkorten.

• beelden bij artikels: er worden geen logo's of affiches opgenomen.

Om een kort artikel te publiceren in het gemeentelijk infoblad moet je het onlineformulier voor een kort artikel invullen.
Om een lang artikel te publiceren in het gemeentelijk infoblad moet je het onlineformulier voor een lang artikel invullen.