Evenement aanvragen

Via deze weg kan je goedkeuring voor de organisatie van je evenement aanvragen. Probeer zo volledig mogelijk te zijn, dat zorgt voor een vlottere verwerking.

Aanvraag minimaal zes weken voorafgaand aan het evenement voor:

• Fuiven, dansfeesten en optredens
• Indoorevenementen waar meer dan 500 personen gelijktijdig aanwezig zijn

Aanvraagtermijn openlucht evenementen:

• Minimaal zes weken op voorhand voor:
  • Klein evenement (< 1000 bezoekers) 
  • Middelgroot evenement (> 1000 bezoekers) 
  • Vuurwerk
  • Circus 
  • Garageverkoop en rommelmarkt

• Minimaal 14 weken op voorhand voor:
  • Groot openlucht evenement (> 3000 bezoekers)
• Minimaal 14 weken op voorhand voor:
  • Wielerwedstrijden

1. Je brengt je evenementenaanvraag tijdig binnen aan de hand van het officiële aanvraagformulier.
2. Je krijgt een bevestigingsmail van ontvangst en eventueel een vraag naar de ontbrekende documenten.
3. Dienst evenementen maakt een voorontwerp op van je aanvraag met een korte situatieschets, wie jullie zijn, wat jullie organiseren en in welke evenementcategorie jullie vallen en aan welke voorwaarden je evenement moet voldoen.
   1. Bij grotere dossiers (4.2, 4.3 en 8) volgen we een alternatief traject. In samenspraak werken we een voorontwerp van het dossier uit.
   2. In dit geval maken we een variapunt op naar het college voor een ‘principieel akkoord’. Dit betekent dat het college officieel op de hoogte is en principieel geen opmerkingen heeft m.b.t. het evenement maar dat de randvoorwaarden nog besproken moeten worden en de echte goedkeuring pas na het veiligheidsoverleg wordt gegeven.
4. We vragen op basis van het voorontwerp advies op bij de betrokken diensten (Politie, Brandweer, mobiliteit, Drugs en alcoholpreventiedienst, infrastructuur, uitvoeringsdiensten, wegen en groen) en verwerken de geleverde opmerkingen.
5. Opmaak van bijkomende afwijkingen (Sterkedrank, sluitingsuur en dB(A) worden met een apart variapunt op het college gebracht ter goedkeuring. Deze beslissingen worden opgenomen in het variapunt voor het college.
6. We koppelen eventueel terug naar de organisator mocht er een vraag zijn naar bijkomende informatie.
   1. De grotere dossiers krijgen een uitnodiging voor een veiligheidsoverleg. Samen met de betrokken diensten overlopen we het dossier en bekijken we of de veiligheids- en randvoorwaarden voldoen om een leuk evenement te krijgen.
7. Het variapunt wordt ter goedkeuring, nadat er aan alle voorwaarden is voldaan, voorgelegd aan het college.
8. Na goedkeuring van het college en eventuele verwerking van bijkomende opmerkingen wordt een toelating opgemaakt, getekend door de burgemeester, naar u toegestuurd.
9. Uw evenement kan plaats hebben. Succes! Jullie kunnen nu veilig de promocampagne opstarten.

In het aanvraagformulier worden de volgende gegevens gevraagd. Zorg dat je deze bij de hand hebt:

• identiteitsgegevens aanvrager (zowel persoonlijk als de vereniging)
• locatie evenement
• aanvraag sterke drank
• inname openbaar terrein (beschrijf in detail)
• plannetje van de zaalopstelling of evenementensite
• gehanteerde prijzen (inkom, drank...)
• opkomst voorgaande editie
• eventueel af te leggen parcour in gpx formaat
• bewijs verzekeringen
• voorbeeld affiche
• plan afvalsorting 

Indien een doortocht door natuur- en/of bosrijk gebied komt, moet je zelf contact opnemen met het Agentschap voor Natuur en Bos en de gemeente hun advies bezorgen.

Bij code geel/oranje/rood is het verboden het Park van de Oude Abdij, de Prinsendreef of de bossen in Kortenberg te betreden omwille van de kans op vallende takken. Het KMI communiceert dit duidelijk op zijn kanalen. Als organisator dien je de dagen voorafgaand aan het evenement zelf de weersverwachtingen in het oog te houden.

Er staan vaste verkeersborden aan het Park van de Oude Abdij die deze maatregel afficheren. De Prinsendreef wordt met een bareel afgesloten.

Wanneer je evenement annuleren?

• Als je evenement plaatsheeft op bovenstaande locaties en er geldt code geel/oranje/rood, moet je het evenement om veiligheidsredenen annuleren.
• Als je wandelroute, fietsroute doorheen bovenstaande locaties loopt en er geldt code geel/oranje/rood dien je het parcours om veiligheidsredenen te verleggen of te annuleren.

Vergunning voor het schenken van sterke drank

Voor het schenken van gewone alcoholische dranken (bier en wijn) is er geen vergunning nodig. Vergeet niet dat de wet bepaalt dat jongeren onder de 16 jaar geen alcohol mogen drinken (de organisator dient bij twijfel een identiteitsbewijs van de jongere te vragen om de leeftijd te kunnen controleren), dat gewone alcoholische dranken kunnen vanaf 16 jaar en dat sterke dranken enkel kunnen vanaf 18 jaar. Wil je sterke (gedistilleerde) drank schenken? dan vraag je in je evenementenaanvraag daarvoor een vergunning aan.

Afwijkingen op de geluidsnorm

In de regelgeving wordt de volgende logica gehanteerd: hoe hoger het geluidsniveau van de muziek, hoe meer maatregelen moeten worden genomen om het geluid te beheersen en gehoorschade te voorkomen. Om die reden wordt gewerkt met drie geluidsniveaus. Ieder geluidsniveau heeft zijn eigen verplichtingen. Hieronder zetten we ze alle drie op een rijtje:

1. Muziekactiviteiten met een maximaal niveau van 85 dB(A) LAeq,15min - Muziek die stiller is dan een gemiddelde van 85 decibel, gemeten over 15 minuten, vind je bv. in een praatcafé of restaurant, waar de muziek louter als achtergrond dient. 
2. Muziekactiviteiten luider dan 85 dB(A) LAeq,15min, met een maximaal niveau van 95 dB(A) LAeq,15min - Dit vind je, bijvoorbeeld, in muziekcafés waar de muziek een stuk luider staat dan in een ‘gewoon’ praatcafé, bij kleine fuiven, bij dansoptredens en bij liveconcerten van stillere genres of concerten in akoestisch zeer gedempte ruimtes zoals theaterzalen.
3. Muziekactiviteiten luider dan 95 dB(A) LAeq,15min, met een maximaal niveau van 100 dB(A) LAeq,60min - Deze geluidsniveaus vind je bv. bij rockconcerten, grote fuiven en discotheken. Ook pop- of rockconcerten in kleine zalen vallen hier meestal onder.

Afvalsortering

Op evenementen (zowel binnen als buiten) is het verplicht om afval te sorteren zoals thuis. Dit betekent dat afval zoals pmd, papier en karton, gft, restafval, … gescheiden moet worden ingezameld en afgevoerd.

U kan op het aanvraagformulier feestmateriaal: https://www.kortenberg.be/feestmateriaal aanduiden hoeveel afvalstraten en hoeveel 1100 liter afvalcontainers u wenst. 

U kan ook (verplicht bij grote evenementen vanaf 750/1000 bezoekers/deelnemers) voor pmd, papier/karton en restafval containers van 1100 liter bestellen. De zakken/inhoud uit de kleinere bakken kunnen/kan dan in de grote rolcontainers worden gedeponeerd.

OPGELET: voor gft zijn er geen 1100 liter containers, dit afval dient in de groene 120 of 240 liter bakken te worden gedeponeerd. De afvalstraten en 1100 liter containers worden door de uitvoeringsdiensten geleverd.

Sorteerinstructies: Voor evenementen met minstens 1000 deelnemers dient de organisatie een afvalsteward in te zetten. Deze persoon checkt tijdens en minstens op het einde van het evenement of het afval correct wordt gesorteerd. 

Verplicht gebruik van herbruikbare bekers en herbruikbaar cateringmateriaal

Voor Vlaamse overheden en lokale besturen is het verboden om in hun eigen werking en door hen georganiseerde evenementen (ook van toepassing op de erkende gemeentelijke verenigingen die activiteiten/evenementen organiseren) verboden drank te serveren of bereide voedingsmiddelen aan te bieden in recipiënten/cateringmateriaal voor eenmalig gebruik. Verenigingen die op een gemeentelijke locatie (binnen en buiten) iets organiseren dienen dus ofwel glas/porselein te gebruiken of met herbruikbare/wasbare plastic borden, bestek, bekers, … te werken. Voor herbruikbare bekers kan je met een korting van 10% bestellen bij een leverancier dankzij een raamovereenkomst die de gemeente met Interleuven heeft: https://www.kortenberg.be/aanvraag-herbruikbare-bekers. Je kan ook een subsidie aanvragen voor de huur van herbruikbare bekers en wasoplossingen: https://www.kortenberg.be/subsidie-voor-de-huur-van-herbruikbare-bekers-en-wasoplossingen-bij-kortenbergse-evenementen

Meer info over de wetgeving: Wetgeving cateringmateriaal (vlaanderen.be). Indien u nog vragen hebt hierover kan u deze stellen via evenementen@kortenberg.be of duurzaamheid@kortenberg.be