Evenement aanvragen

Coronamaatregelen

Helaas moeten we ons dit jaar aanpassen aan de door corona gecreëerde situatie. De veiligheidsvoorwaarden waaraan jouw evenement moet voldoen wordt bepaald door het aantal deelnemers:

  1. +200 deelnemers:
    1. Evenementen op openbare weg: CERM verplicht - evenementenaanvraag verplicht - sectorprotocol van toepassing - toelating burgemeester verplicht.
    2. Evenement niet op openebare weg: CERM aanbevolen of opvolgen 8 basisregels - sectorprotocol van toepassing - toelating burgemeester verplicht.
  2. +50 > 200 deelnemers: CERM aanbevolen OF opvolgen 8 basisregels - evenementenaanvraag verplicht - sectorprotocol van toepassing.
  3. > 50 deelnemers: CERM aanbevolen OF opvolgen 8 basisregels - meldingsplicht evenement - sectorprotocol van toepassing.

In het kader van de coronamaatregelen werd een COVID Event Risk Model ontwikkeld in samenwerking met wetenschappelijke experts, gespecialiseerde onderzoekers en de Alliantie van Belgische Event Federaties ontwikkeld. Met dit model kan je inzicht verwerven in het COVID-veiligheidsrisico vanje evenement. Dit wordt weergegeven met behulp van een kleurenlabel: groen, oranje, rood. Je kan gelijktijdig je evenementaanvraag indienen via de COVID Event Risk Model-tool. Pas nadat je een groen label hebt ontvangen van het CERM worden beide dossiers samengebracht en kan het college dit behandelen.

Opgelet: Wandelingen of kleinere activiteiten kunnen niet of moeilijk gescoord worden door dit syteem. Indien je een rood label krijgt vragen we je meteen contact op te nemen met: evenementen@kortenberg.be of 02 755 22 82

Voorwaarden

Indoor evenementen

Volgende activiteiten dienen minimaal 1 maand voor het plaats vinden van de activiteit te worden gemeld:

  • extra activiteiten van jeugdhuizen
  • kleine fuiven, bals en optredens 
  • andere indoor activiteiten waar meer dan 500 personen gelijktijdig kunnen aanwezig zijn

Volgende activiteiten dienen minimaal 3 maanden voor het plaats vinden van de activiteit te worden gemeld: 
grote fuiven, bals of optredens (>500 personen) 

Openlucht evenementen

Volgende activiteiten dienen minimaal 1 maand voor het plaats vinden van de activiteit te worden aangevraagd:

  • fiets-, loop- en grote sportwedstrijden met normaal gebuik van de openbare weg
  • fiets-, loop- en grote sportwedstrijden waarbij het gebruik van de openbare plaats geregeld dient te worden door een politiebesluit
  • fiets-, loop- en grote sportwedstrijden op een vaste locatie, waar op bepaalde momenten meer dan 500 personen gelijktijdig aanwezig kunnen zijn
  • andere kleine openlucht activiteiten (- kampvuren, kerstboomverbrandingen en vuurwerk
  • circussen

Volgende activiteiten dienen minimaal 3 maanden voor het plaats vinden van de activiteit te worden aangevraagd:

  • fiets-, loop- en grote sportwedstrijden waarbij het gebruik van openbare plaats gergeld dient te worden door een politiebesluit en waarbij er een gewestweg wordt gebruikt
  • andere middelgrote openlucht activiteiten (250<personen<1000)
  • andere grote openlucht activiteiten (>1000 personen)

Procedure

  1. Je brengt uw evenementenaanvraag tijdig binnen aan de hand van het officiële aanvraagformulier.
  2. Je krijgt een bevestigingsmail van ontvangst en eventueel een vraag naar de ontbrekende documenten.
  3. Dienst evenementen maakt een voorontwerp op van jullie aanvraag met een korte situatieschets, wie jullie zijn, wat jullie organiseren en in welke evenementcategorie jullie vallen en aan welke voorwaarden je evenement moet voldoen.
    1. Bij grotere dossiers (cat. A.1.2 + en B.2.2 +) volgen we een alternatief traject. In samenspraak werken we een voorontwerp van het dossier uit.
    2. In dit geval maak ik een variapunt op naar het college voor een ‘principieel akkoord’. Dit betekent dat het college officieel op de hoogte is en principieel geen opmerkingen heeft m.b.t. het evenement maar dat de randvoorwaarden nog besproken moeten worden en de echte goedkeuring pas na het veiligheidsoverleg wordt gegeven.
  4. We vragen op basis van het voorontwerp advies op bij de betrokken diensten (Politie, Brandweer, mobiliteit, Drugs en alcoholpreventiedienst, infrastructuur, uitvoeringsdiensten, wegen en groen) en verwerken de geleverde opmerkingen.
  5. Opmaak van bijkomende afwijkingen (Sterkedrank, sluitingsuur en dB(A) worden met een apart variapunt op het college gebracht ter goedkeuring. Deze beslissingen worden opgenomen in het variapunt voor het college.
  6. We koppelen eventueel terug naar de organisator mocht er een vraag zijn naar bijkomende informatie.
    1. De grotere dossiers krijgen een uitnodiging voor een veiligheidsoverleg. Samen met de betrokken diensten overlopen we het dossier en bekijken we of de veiligheids- en randvoorwaarden voldoen om een leuk evenement te krijgen.
  7. Het variapunt wordt ter goedkeuring, nadat er aan alle voorwaarden is voldaan, voorgelegd aan het college.
  8. Na goedkeuring van het college en eventuele verwerking van bijkomende opmerkingen wordt een toelating opgemaakt, getekend door de burgemeester, naar u toegestuurd.
  9. Uw evenement kan plaats hebben. Succes! Jullie kunnen nu veilig de promocampagne opstarten.

Meebrengen

In het aanvraagformulier worden de volgende gegevens gevraagd. Zorg dat je deze bij de hand hebt:

  • identiteitsgegevens aanvrager (zowel persoonlijk als de vereniging)
  • Locatie evenement
  • aanvraag sterke drank
  • inname openbaar terrein (beschrijf inn detail)
  • Plannetje van de zaalopstelling of evenementensite
  • Welke prijzen hanteren jullie
  • Opkomst voorgaande editie
  • gedetailleerde beschrijving van het parkoers of in GML of GPX. bestandformaat ons de route bezorgen
  • bewijs verzekeringen (uploaden)
  • Voorbeeld affiche (uploaden)

 

 

Uitzonderingen

Indien een doortocht door natuur- en/of bosrijk gebied komt, moet je zelf contact opnemen met het Agentschap voor Natuur en Bos en de gemeente hun advies bezorgen.

Bij Code geel/oranje/rood is het verboden het Park van de Oude Abdij, de Prinsendreef of de bossen in Kortenberg te betreden omwille van de kans op vallende takken. Zowel het KMI als de sociale media van de Gemeente Kortenberg zal dit duidelijk communiceren op aar reguliere kanalen. Als organisator dien je de dagen voorafgaand het evenement zelf de weersverwachtingen in het oog te houden.

Er staan vaste verkeersborden aan het Park van de Oude Abdij die deze maatregel afficheren. De Prinsendreef wordt met een bareel afgesloten.

Wanneer je evenement annuleren?

  • Als je evenement plaats heeft op bovenstaande locaties en er geldt code geel/oranje/rood, moet je het evenement om veiligheidsredenen annuleren.
  • Als je wandelroute, fietsroute doorheen bovenstaande locaties loopt en er geldt code geel/oranje/rood dien je het parcours om veiligheidsredenen te verleggen of te annuleren.

In de brochure 'Organiseer je een evenement deze zomer?' wordt in een notendop weergegeven waar je voor welk evenement en feest rekening mee zal moeten houden.

Regelgeving

Voor een meer gedetailleerde overzicht verwijzen we je graag naar de venementengids 2018 in bijlage.

Reglement dat van toepassing is: 

 

Voor het schenken van gewone alcoholische dranken (bier en wijn) is er geen vergunning nodig. Vergeet niet dat de wet bepaalt dat jongeren onder de 16 jaar geen alcohol mogen drinken, dat gewone alcoholische dranken kunnen vanaf 16 jaar en dat sterke dranken enkel kunnen vanaf 18 jaar.

Online aanvragen

Contactinformatie