Evenement aanvragen

Via deze weg kan je goedkeuring voor de organisatie van je evenement aanvragen. Probeer zo volledig mogelijk te zijn, dat zorgt voor een vlottere verwerking.

Aanvraag minimaal zes weken voorafgaand aan het evenement voor:

• Fuiven, dansfeesten en optredens
• Indoorevenementen waar meer dan 500 personen gelijktijdig aanwezig zijn

Aanvraagtermijn openlucht evenementen:

• Minimaal zes weken op voorhand voor:
  • Klein evenement (-1000 bezoekers) 
  • Middelgroot evenement (+1000 bezoekers) 
  • Vuurwerk
  • Circus 
  • Garageverkoop en rommelmarkt

• Minimaal 14 weken op voorhand voor: -
  • Groot openlucht evenement (+3000 bezoekers)
• Minimaal 14 weken op voorhand voor:
  • Wielerwedstrijden

1. Je brengt uw evenementenaanvraag tijdig binnen aan de hand van het officiële aanvraagformulier.
2. Je krijgt een bevestigingsmail van ontvangst en eventueel een vraag naar de ontbrekende documenten.
3. Dienst evenementen maakt een voorontwerp op van jullie aanvraag met een korte situatieschets, wie jullie zijn, wat jullie organiseren en in welke evenementcategorie jullie vallen en aan welke voorwaarden je evenement moet voldoen.
   1. Bij grotere dossiers (4.2, 4.3 en 8) volgen we een alternatief traject. In samenspraak werken we een voorontwerp van het dossier uit.
   2. In dit geval maak ik een variapunt op naar het college voor een ‘principieel akkoord’. Dit betekent dat het college officieel op de hoogte is en principieel geen opmerkingen heeft m.b.t. het evenement maar dat de randvoorwaarden nog besproken moeten worden en de echte goedkeuring pas na het veiligheidsoverleg wordt gegeven.
4. We vragen op basis van het voorontwerp advies op bij de betrokken diensten (Politie, Brandweer, mobiliteit, Drugs en alcoholpreventiedienst, infrastructuur, uitvoeringsdiensten, wegen en groen) en verwerken de geleverde opmerkingen.
5. Opmaak van bijkomende afwijkingen (Sterkedrank, sluitingsuur en dB(A) worden met een apart variapunt op het college gebracht ter goedkeuring. Deze beslissingen worden opgenomen in het variapunt voor het college.
6. We koppelen eventueel terug naar de organisator mocht er een vraag zijn naar bijkomende informatie.
   1. De grotere dossiers krijgen een uitnodiging voor een veiligheidsoverleg. Samen met de betrokken diensten overlopen we het dossier en bekijken we of de veiligheids- en randvoorwaarden voldoen om een leuk evenement te krijgen.
7. Het variapunt wordt ter goedkeuring, nadat er aan alle voorwaarden is voldaan, voorgelegd aan het college.
8. Na goedkeuring van het college en eventuele verwerking van bijkomende opmerkingen wordt een toelating opgemaakt, getekend door de burgemeester, naar u toegestuurd.
9. Uw evenement kan plaats hebben. Succes! Jullie kunnen nu veilig de promocampagne opstarten.

In het aanvraagformulier worden de volgende gegevens gevraagd. Zorg dat je deze bij de hand hebt:

• identiteitsgegevens aanvrager (zowel persoonlijk als de vereniging)
• Locatie evenement
• aanvraag sterke drank
• inname openbaar terrein (beschrijf inn detail)
• Plannetje van de zaalopstelling of evenementensite
• Welke prijzen hanteren jullie
• Opkomst voorgaande editie
• gedetailleerde beschrijving van het parkoers of in GML of GPX. bestandformaat ons de route bezorgen
• bewijs verzekeringen (uploaden)
• Voorbeeld affiche (uploaden)

Indien een doortocht door natuur- en/of bosrijk gebied komt, moet je zelf contact opnemen met het Agentschap voor Natuur en Bos en de gemeente hun advies bezorgen.

Bij Code geel/oranje/rood is het verboden het Park van de Oude Abdij, de Prinsendreef of de bossen in Kortenberg te betreden omwille van de kans op vallende takken. Het KMI communiceert dit duidelijk op zijn kanalen. Als organisator dien je de dagen voorafgaand aan het evenement zelf de weersverwachtingen in het oog te houden.

Er staan vaste verkeersborden aan het Park van de Oude Abdij die deze maatregel afficheren. De Prinsendreef wordt met een bareel afgesloten.

Wanneer je evenement annuleren?

• Als je evenement plaatsheeft op bovenstaande locaties en er geldt code geel/oranje/rood, moet je het evenement om veiligheidsredenen annuleren.
• Als je wandelroute, fietsroute doorheen bovenstaande locaties loopt en er geldt code geel/oranje/rood dien je het parcours om veiligheidsredenen te verleggen of te annuleren.

In de brochure 'Organiseer je een evenement deze zomer?' wordt in een notendop weergegeven waar je voor welk evenement en feest rekening mee zal moeten houden.

Voor het schenken van gewone alcoholische dranken (bier en wijn) is er geen vergunning nodig. Vergeet niet dat de wet bepaalt dat jongeren onder de 16 jaar geen alcohol mogen drinken, dat gewone alcoholische dranken kunnen vanaf 16 jaar en dat sterke dranken enkel kunnen vanaf 18 jaar.