De subsidieaanvraag voor grootschalige jeugdevenementen moet minstens 2 maanden voor aanvang van het evenement ingediend worden bij de dienst Jeugd.
Indien het bovendien een evenement betreft waarvoor ook een algemene evenementenaanvraag ingediend dient te worden bij de dienst Vrije Tijd, moeten de tijdstippen voor indiening gerespecteerd worden. Deze te respecteren tijdstippen voor indiening, op straffe van verval, zijn terug te vinden in het reglement voor de organisatie van openbaar toegankelijke evenementen.
Bij de subsidieaanvraag wordt een apart formulier toegevoegd waarin duidelijk gemaakt wordt waarom men deze subsidie wil aanvragen en waarvoor dit nodig is. Daarnaast wordt een gedetailleerde kostenraming bij de aanvraag toegevoegd.
De dienst Jeugd toetst elke aanvraag aan de toepassingsvoorwaarden van het reglement en agendeert nadien de aanvraag voor advies op de agenda van de eerstvolgende jeugdraad. Op deze jeugdraad wordt de aanvraag bekeken en wordt het definitieve toe te kennen bedrag, volgens stemming, bepaald.
Uiterlijk 3 maanden na het evenement dienen volgende bewijsstukken ingediend te worden:
- Een verslag van de activiteit
- Een financieel overzicht (inkomsten en uitgaven)
- Betalingsbewijzen op naam van de vereniging
- Voorbeelden van de communicatie.
Het gemeentebestuur behoudt zich het recht voor de gegeven informatie en bewijsstukken te laten verifiëren. Indien blijkt dat de aangifte niet in overeenstemming is met de werkelijkheid, komt de vereniging voor de ingediende activiteit niet meer in aanmerking voor de onder dit besluit gereglementeerde subsidie.
