Subsidie voor grootschalige jeugdevenementen

Gemeente Kortenberg wil erkende Kortenbergse jeugdverenigingen ondersteunen bij de organisatie van grootschalige jeugdevenementen, die voldoen aan bepaalde voorwaarden, en hen stimuleren bij het organiseren van nieuwe grootschalige evenementen.

Alleen erkende Kortenbergse jeugdverenigingen komen in aanmerking voor deze subsidie. De subsidie kan ook aangevraagd worden door een samenwerkingsverband van meerdere erkende Kortenbergse jeugdverenigingen.

• Alleen erkende Kortenbergse jeugdverenigingen komen in aanmerking voor deze subsidie. De subsidie kan ook aangevraagd worden door een samenwerkingsverband van meerdere erkende Kortenbergse jeugdverenigingen.

• Het evenement overstijgt de gewone jeugdwerking en sluit aan bij één of meer van de volgende functies: ontmoeting, gemeenschapsvorming, cultuur, sport, maatschappelijke activering.

• Het evenement speelt zich af binnen de gemeentegrenzen van Kortenberg.

• Het evenement heeft een openbaar karakter en is voor iedereen toegankelijk.

• Het evenement heeft een publieksbereik van minimum 350 bezoekers.

• De toegang tot het evenement is financieel laagdrempelig, zodat deelname voor iedereen haalbaar is. Dit betekent dat de toegangsprijs geen drempel vormt voor het brede publiek. De opbrengst van het evenement is uitsluitend bestemd voor de werking van de organiserende vereniging.

• Puur commerciële, alsook discriminerende en politieke activiteiten en activiteiten die indruisen tegen de openbare orde en de goede zeden komen niet in aanmerking voor subsidiëring.

• Het evenement heeft een belangrijk aantoonbaar luik dat gericht is op kinderen en jongeren tussen 3 en 25 jaar.

• Het evenement wordt ruim bekend gemaakt binnen de gemeentegrenzen.

• Als subsidieerbare kosten voor deze subsidie komen in aanmerking:

  • Artistieke prestaties

  • Workshops en begeleiding

  • Licht en geluid

  • UNISONO

  • Huur van materiaal

  • Huur van locatie

  • Verzekeringen

  • Promotie en communicatie

  • EHBO en veiligheid

  • Transport

• Het gemeentebestuur heeft het recht de gegevens van de subsidieaanvraag op echtheid te controleren. Indien de jeugdvereniging verkeerde gegevens verstrekt of valse verklaringen aflegt, kunnen de subsidies teruggevorderd worden.

• Dien je subsidieaanvraag voor een grootschalig jeugdevenement met gedetailleerde kostenraming en motivatie minstens acht weken voor aanvang van het evenement in bij de dienst Jeugd.

• Wanneer het bovendien een evenement betreft waarvoor ook een algemene evenementenaanvraag ingediend moet worden bij de dienst Evenementen, moeten de tijdstippen voor indiening gerespecteerd worden. Deze te respecteren tijdstippen voor indiening, op straffe van verval, zijn terug te vinden in het reglement voor de organisatie van openbaar toegankelijke evenementen.

• In de subsidieaanvraag moet verduidelijkt worden waarom men deze subsidie wil aanvragen en waarvoor deze nodig is (= motivatie).

• Daarnaast moet een gedetailleerde kostenraming bij de aanvraag worden toegevoegd.

• De dienst Jeugd toetst elke aanvraag aan de toepassingsvoorwaarden van het reglement en agendeert nadien de aanvraag voor advies op de agenda van de eerstvolgende jeugdraad. Op deze jeugdraad wordt de aanvraag bekeken en wordt het definitieve toe te kennen bedrag, volgens stemming, bepaald.

• Het aanvraagformulier moet volledig en correct ingevuld worden en tijdig worden ingediend.

• Uiterlijk drie maanden na het evenement dienen volgende bewijsstukken ingediend te worden:

  1. Een verslag van de activiteit

  2. Een financieel overzicht (inkomsten en uitgaven)

  3. Betalingsbewijzen en facturen op naam van de vereniging

  4. Voorbeelden van de communicatie.

• Wanneer het subsidiedossier en alle bijhorende bewijsstukken na afloop van het evenement volledig en correct werden ingediend bij de dienst Jeugd, kijkt deze de ingediende stukken na en legt een toekenningsverzoek voor aan het College van burgemeester en schepenen. De uitbetaling gebeurt op het rekeningnummer van de jeugdvereniging dat werd opgegeven bij de subsidieaanvraag. De jeugdvereniging verbindt zich ertoe elke wijziging van zijn rekeningnummer onmiddellijk en schriftelijk mee te delen aan de dienst Jeugd.

  Indien de aanvraag gebeurde door een samenwerkingsverband van meerdere erkende Kortenbergse jeugdverenigingen zal de subsidie gestort worden op het rekeningnummer van de vereniging die de aanvraag deed. De verdeling van de subsidie onder de verschillende partners gebeurt door de verenigingen zelf.

• De uitbetaling van de subsidie wordt bekrachtigd door een collegebeslissing. Indien men niet akkoord gaat met de beslissing van het college kan men tot tien werkdagen na de bekendmaking van de uitbetaling een beroep aantekenen bij het College van burgemeester en schepenen. De dienst Jeugd behandelt het beroep en maakt, indien nodig, een aangepast collegebesluit.

• De uitbetaling van de subsidie zal gebeuren vóór 31 december.

• Dit reglement is niet van toepassing voor niet-erkende Kortenbergse jeugdverenigingen.

• Elke vereniging krijgt een bedrag per goedgekeurde subsidieaanvraag dat 10% van de in aanmerking komende kosten bedraagt, met een minimum van 100 euro en een maximum van 1000 euro per evenement per jaar.

• Bovendien kan een bonus verkregen worden op dit bedrag indien de eerste editie van een evenement wordt georganiseerd. Elke jeugdvereniging die een nieuw evenement organiseert, ontvangt een bonusbedrag per goedgekeurde subsidieaanvraag dat 10% van de in aanmerking

  komende kosten bedraagt, begrenst met een minimum van 100 euro en een maximum van 500 euro per evenement per jaar.

• Onder in aanmerking komende kosten wordt verstaan: de werkelijk gemaakte en betaalde kosten die rechtstreeks verband houden met de organisatie van het evenement, waarvan een bewijsstuk kan worden toegevoegd.

• Een evenement kan slechts één keer per jaar, door één vereniging ingediend worden voor betoelaging binnen dit subsidiereglement. De vereniging kan geen subsidies voor hetzelfde doel ontvangen via andere gemeentelijke kanalen.