Subsidie voor de huur van extern materiaal

Dit subsidiereglement heeft tot doel om materiële steun te blijven bieden aan de gebruikers vermeld onder artikel 1.2 in het ‘Reglement betreffende materiële steun: uitleendiensten’ wanneer niet langer tegemoet gekomen kan worden aan de materiaalaanvragen. 

Dit reglement maakt het voor gebruikers vermeld onder artikel 1.2 in bovenvermeld reglement mogelijk om, mits het voldoen aan de voorwaarden van dit reglement, een financiële tegemoetkoming te ontvangen indien men door materiaaltekort in de gemeentelijke uitleendienst bij een externe firma feestmateriaal dient te huren.

Het aanvragen van deze financiële ondersteuning kan door:

• erkende Kortenbergse verenigingen
• gemeentelijke adviesraden
• gemeente en Welzijnshuis Kortenberg
• politie HerKo en Hulpverleningszone Vlaams-Brabant West
• onderwijsinstellingen uit Kortenberg, het Deeltijds Kunstonderwijs en hun ouderraden
• alle zorginstellingen gelegen in Kortenberg (bijvoorbeeld UPC KULeuven en woonzorgcentra )
• goedgekeurde burger- en buurtinitiatieven (bijvoorbeeld speelstraat, buurtfeest of activiteiten in het kader van het reglement ‘Burgerinitiatieven’)

Materiaal
Men kan enkel een financiële tegemoetkoming aanvragen voor extern gehuurde feestmaterialen die niet langer voorradig zijn in de gemeentelijke uitleendienst. De gebruiker dient zijn materiaalaanvraag in bij de gemeentelijke uitleendienst en dit ten laatste 15 werkdagen voor het event en zal van de uitleendienst binnen vijf werkdagen bericht krijgen welke feestmaterialen voorradig zijn en welke niet. Het betreft feestmaterialen zoals tafels, stoelen, tenten…. dewelke geleverd worden door de technische dienst van de gemeente.

Men kan enkel een financiële tegemoetkoming aanvragen voor extern gehuurde materialen van hetzelfde type die ook in de gemeentelijke uitleendienst aangeboden worden. Een overzicht van het beschikbare feestmateriaal is terug te vinden op de gemeentelijke website. Deze lijst kan ten alle tijden aangevuld of gewijzigd worden.

Extern gehuurde materialen die niet in de gemeentelijke uitleendienst aangeboden worden, zullen in geen geval terugbetaald worden.

Extern gehuurde materialen moeten worden aangewend zoals omschreven staat in het ‘Reglement betreffende materiële steun: uitleendiensten’. De materialen mogen niet worden gebruikt voor commerciële activiteiten of voor beroepsdoeleinden en de materialen moeten aangewend worden op grondgebied Kortenberg.

Verzekering
Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal van en ongevallen en schade die voortvloeien uit het gebruik of misbruik van de extern gehuurde materialen. Voor extern gehuurde materialen dient de gebruiker zich zelf in orde te stellen via eventueel een verzekeringspolis burgerlijke aansprakelijkheid met een dekking toevertrouwd goed of dient de gebruiker zelf in te staan voor vergoeding van schade.

Vervoer
De aanvrager staat zelf in voor het vervoer van de gehuurde materialen. De leveringskost van de externe firma komt evenwel in aanmerking voor de toelage. Indien de firma niet kan leveren, kan de aanvrager op eigen initiatief vervoer inhuren en hiervoor een terugbetaling inroepen via het ‘Subsidiereglement huur voertuig door erkende Kortenbergse verenigingen.’

Financiering en toekenningsvoorwaarden

• Voor de extern gehuurde materialen mag er geen kostenvergoeding, bijvoorbeeld onder de vorm van een ledenbijdrage e.d., gevraagd worden.
• Gebruikers vermeld onder artikel 1.2 kunnen een financiële tegemoetkoming van 80% van het factuur, met in aanmerking komend materiaal, terugbetaald krijgen en dit met een maximum van 500 euro per jaar (incl. BTW) per aanvrager.

Men kan de subsidies verkrijgen door te voldoen aan de hierna omschreven procedure:

• Voor de aanvraag tot subsidiëring gebruikt de aanvrager de daartoe bestemde online formulieren (ook afdrukbaar). Het reglement en de aanvraagformulieren zijn beschikbaar op de gemeentelijke website.
• Als bijlagen aan het in te dienen formulier dient een betalingsbewijs aan de verhuurfirma en
• de factuur toegevoegd te worden waarop de extern gehuurde materialen duidelijk vermeld staan. Het betalingsbewijs dient op naam van de erkende vereniging te zijn.
• Men kan op elk moment van het jaar een aanvraag indienen. De aanvraag dient wel binnen hetzelfde jaar waarin de externe huur plaatsvond te gebeuren. Materiaalaanvragen betreffende activiteiten of evenementen die in december plaatsvinden, kunnen tot eind februari van het volgende jaar ingediend worden.
• De dienst Vrije Tijd toetst elke aanvraag aan de toepassingsvoorwaarden van het reglement.
• Na het ontvangen van een subsidieaanvraag dient de gemeentelijke administratie deze binnen de twee maanden te behandelen en voor te leggen aan het schepencollege. 
• Na ontvangst van de beslissing door de aanvrager kan er gedurende 2 weken gemotiveerd beroep aangetekend worden. 
• Na de beroepstermijn stelt de administratie een bevel tot uitbetaling van de subsidies op.

In toepassing van de wet van 14 november 1983, aangaande de toekenning en aanwending van subsidies, is de begunstigde ertoe gehouden: 

• de gemeente toe te laten de echtheid van de gegevens van de subsidieaanvraag te controleren en hierover verdere inlichtingen in te winnen;
• de subsidie uitsluitend aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend; 
• elke daartoe gemachtigde afgevaardigde van het gemeentebestuur toe te staan om, eventueel ter plaatse, de aanwending van de toegekende subsidie te controleren. 

Bij niet naleving van deze bepalingen, kan het gemeentebestuur overgaan tot het geheel of gedeeltelijk niet uitbetalen van de subsidie of de gehele of gedeeltelijke terugvordering van de subsidie. Ook kan ze de toekenning van nieuwe subsidies opschorten voor het nieuwe jaar.

De aanvrager kan geen subsidies voor hetzelfde doel ontvangen via andere gemeentelijke kanalen.

De hierboven gedefinieerde gebruikers kunnen een financiële tegemoetkoming van 80% van het factuur, met in aanmerking komend materiaal, terugbetaald krijgen en dit met een maximum van 250 euro per jaar (incl. BTW) per aanvrager.

• De aanvrager kan geen subsidies voor hetzelfde doel ontvangen via andere gemeentelijke kanalen.